d60 Lotte Tue Munk
+45 3211 6660 | lta@d60.dk
IT support Lars Kock Larsen
+45 2713 9792 | lkl@d60.dk
Rådgivning og procesanalyse Robert Svarer Olivarius
+45 4058 0002 | rso@d60.dk

Hildebrandt og Brandi

Hildebrandt & Brandi (H&B) er en anerkendt Management Consulting virksomhed, som rådgiver om strategisk ledelse og forandring og fokuserer på integreret problemløsning.

På grund af kraftig vækst stod H&B over for en række udfordringer med at bevare overblikket og effektiviteten med en større portefølje af projekter.

Opgaven

Den øgede vækst i Hildebrandt & Brandi betyder en øget kompleksitet i virksomheden. Den styring, der tidligere blev udført via mails, i Excel og i hovedet, var blevet stadig mere ressourcekrævende. Kravet fra H&B var derfor et værktøj, som kan håndtere den øgede kompleksitet og bevare overblikket, men samtidig holde processerne simple og med lavt forbrug af ressourcer.

Øget lønsomhed

Formålet med løsningen er at øge lønsomheden i Hildebrandt & Brandi. Deres nye styringsværktøj skulle derfor understøtte tre primære parametre:

  • Opnå højere ressourceudnyttelse
  • Optimere prissætning
  • Skabe transparens i projektøkonomien

 

Et konstant overblik over disse tre områder giver Hildebrandt & Brandi mulighed for at styre deres lønsomhed.

Efter at have afsøgt markedet for en passende standardløsning, der kunne rumme behovene for kapacitetsstyring, tidsregistrering og rapportering, måtte H&B sande, at de ikke var en standard virksomhed, der passede i et standard system. De havde brug for et skræddersyet setup, som fulgte deres processer, så de ikke skulle tilpasse deres
forretning til et it-system.

Løsningen blev T.Rex, d60’s tidsregistreringssystem, i en tilpasset udgave, så det følger H&B’s forretning.

Hver enkelt funktion i H&B anvender T.Rex

Med løsningen er det muligt for alle medarbejdere at abonnere på rapporter og beskeder, og det er også muligt at pushe information. Det skaber et rigtig godt flow i arbejdet, hvor alle har adgang til lige netop den funktionalitet og viden, de skal bruge for at udføre lige netop deres arbejde.

Administration
Løsningen gør det let at sikre korrekt allokering og opfølgning. Der er opsat faste rapporter på ordrebeholdning, ledige ressourcer og fakturering. De er tilgængelige for alle. Herudover er det via en kube let selv at analysere på data og opsætte rapporter, der sidenhen kan gøres tilgængelige for alle. For eksempel arbejdes der målrettet på at foretage analyser af lønsomhed i projekter, så dette kontinuerligt kan optimeres.

Ledelse
Løsningen fra d60 er et vigtigt styringsredskab, som giver mulighed for at skalere op og ned efter behov og reagere i tide. Overblikket over forventet og faktisk ressourceforbrug og indtjening betyder, at ledelsen i langt højere grad kan handle proaktivt.

Fakturering
Løsningen understøtter fuldstændig H&B’s processer, og der er ligeledes opsat et workflow, der sikrer korrekt fakturering og minimerer risikoen for fejl.

Projektledelse
Løsningen fra d60 gør det lettere at planlægge og bemande projekter. Den meget detaljerede og præcise ressourceallokering betyder, at det er let at planlægge sine egne projekter, samtidig med at man har et konstant overblik over, hvad der foregår på tværs af forretningen, så det dermed også er lettere at se frem i tid.

Salg
Løsningen fra d60 giver et hurtigt overblik over bemanding. Løsningen bruges som et planlægningsværktøj af salgsindsatsen. Her kigges fx på, om der skal fokuseres på det langsigtede eller kortsigtede, samt hvilke kampagner og projekter der skal prioriteres.

Konsulenter
Løsningen gør det let for konsulenter at planlægge og prioritere deres arbejde. De kan bedre balancere spidsperioder, sikre korrekt tidsregistrering og planlægge frem i tid.

Løsningen fra d60 er hurtigt blevet en integreret del af hverdagen hos os. Systemet er brugervenligt og understøtter præcist vores forretning og processer. Der er lige nøjagtig den funktionalitet, der er behov for, når du skal bruge det, og det gør det til et stærkt og fleksibelt redskab”.
- Konsulent hos Hildebrandt & Brandi

Udvikling af løsningen

Løsningen er udviklet i tæt samarbejde med d60 efter agile udviklingsprincipper. Det betyder, at ny funktionalitet løbende er blevet leveret og taget i brug. Herved blev det nemmere for H&B at tilpasse udviklingen, når nye behov blev identificeret. 

Systemet er modulært og nemt at tilpasse til de eksisterende systemer, så det præcist understøtter H&B’s forretning – og samtidig udfylder nogle huller i hverdagen for hver enkelt funktion.

Løsningen fra d60 er en fuldstændig uundværlig del af vores forretning og betyder, at vi er i stand til at fortsætte vækst, samtidig med at vi på et meget detaljeret niveau kan styre vores forretning og konstant øge lønsomheden i vores projekter”.
- Partner i Hildebrandt og Brandi

Bag om løsningen

Løsningen er baseret på tidsregistreringsværktøjet T.Rex fra d60, som blev tilpasset H&B’s behov for håndtering af allokering til projekter, kilometerregistrering, udlæg og udgifter, ferie og fravær samt fakturering.

Systemet guider brugerne til at vælge ”det rigtige flow” gennem systemet og er optimeret til H&B’s arbejdsprocesser og integreret med alle relevante interne systemer.

På toppen af systemet er der lagt en Business Intelligence-løsning til både standardrapporter og ad hoc analyser. Det sikrer et konstant overblik over ordrebogen, den fremtidige kapacitet og kapacitetsudnyttelse. Ligeledes er det muligt at lave variansanalyser på alt fra fakturaer til tidsregistreringer, ferie og sygdom.

Løsningen omfatter:
  • Kapacitetsstyring
  • Ordrebeholdning
  • Timeregistrering, kørsel og udgifter/udlæg
  • Fraværshåndtering
  • Fakturering
  • Rapportering
  • Prisanalyse


Ved hjælp af allokeringer og tidsregistreringer er der altid overblik over ordrebogen på den ene side (det forventede) og de registrerede timer på den anden side (det faktiske). Herved er det forventede økonomiske outcome også kendt på forhånd.

Værdi af løsningen

Løsningen håndterer hele flowet fra planlægning og registrering til fakturering og dermed optimeres sammenhængen på tværs af virksomheden.

Hildebrandt & Brandi har med løsningen fået:

  • Overblik over ressourcer og nem adgang til at planlægge og styre og herved fange folk, der er overbelastede
  • Sikring af at alle timer er i bogen (registration reminders)
  • Samlet overblik over ledighed og ferie
  • Nem og brugervenlig registrering
  • Genkendelse af termer og processer
  • Order Book overblik (hvordan ser det økonomisk ud fremad?)
  • Overblik over hvem der er ledige hvornår


Kort sagt overblik og fuld kontrol over forretningen.

 

Løsningen fra d60 er hurtigt blevet en integreret del af hverdagen hos os. Systemet er brugervenligt og understøtter præcist vores forretning og processer. Der er lige nøjagtig den funktionalitet, der er behov for, når du skal bruge det, og det gør det til et stærkt og fleksibelt redskab

Viden