d60 Lotte Tue Munk
+45 3211 6660 | lta@d60.dk
IT support Lars Kock Larsen
+45 3168 1266 | ithelpdesk@d60.dk
Rådgivning og procesanalyse Robert Svarer Olivarius
+45 4058 0002 | rso@d60.dk

5 skridt fra strategi til virkelighed

Det er ikke altid nemt at komme fra strategiske målsætninger til konkrete handlinger. Det ser vi ofte i de virksomheder, vi er ude og snakke med, og det er med god grund.

Voksende konkurrence, øget kompleksitet og krav om fleksibilitet kombineret med nye muligheder inden for it betyder, at de færreste egentligt har en idé om, hvad der på den ene side er muligt og på den anden side er inden for en realistisk ramme – både tidsmæssigt og økonomisk.

Vi har samlet nogle af vores erfaringer i fem skridt, som kan hjælpe jeres virksomhed i arbejdet med at udmønte de strategiske målsætninger i en it-strategi.

0 - Konkretisér din strategi

Enhver it-strategi bør tage udgangspunkt i virksomhedens overordnede strategi. Vi anbefaler, at de strategiske mål bliver konkretiseret mest muligt. Et eksempel vi ofte hører er, at virksomheder har ambitioner om at være de bedste til kundeservice, men langt færre kan konkretisere, hvad det betyder, og hvordan det skal realiseres. Det handler om at identificere de konkurrenceparametre, der er vigtigst for kunderne – og hvor man selv har eller kan få en fordel.

Hvis I ikke allerede har konkretiseret målene, så start her. Så bliver løsningerne nemmere at identificere.

1 - Operationaliser strategien

Når forretningsstrategien således er brudt ned til mere konkrete mål, kan man begynde at definere, hvordan it-strategien kan være med til at operationalisere ambitionerne.

Hvordan vil man for eksempel gennem sin it-strategi give sælgerne bedre mulighed for at levere en bedre service til kunderne? Det kan være gennem en konsolidering af kundedata, så sælgerne hurtigt kan se historik, aktuelle udeståender, kontraktbetingelser, tilbud givet af andre sælgere, engagement mv. i en enkelt brugerflade frem for at skulle søge informationen frem i separate kilder.

2 - Kortlæg forretningsprocesser og it setup AS-IS

Næste skridt i processen er en kortlægning af virksomhedens processer og det eksisterende it-landskab. Formålet er at se på, hvad er er muligt med det eksisterende, og hvor det er nødvendigt at optimere eller supplere.     

Vær især opmærksom på:

  • Integrationer og afhængigheder mellem systemer.
  • Systemer, som ikke længere supporteres, eller som ikke vil kunne imødekomme fremtidige behov om fx mobilitet
  • Manuelle processer, hvor forretningsgange og arbejdet med data styres i excel og mails.
  • Rette viden – har medarbejdere let adgang til den viden de skal bruge for at udføre deres arbejde
  • Rette funktionalitet – er det let for medarbejdere at udføre deres opgaver i de systemer de har til rådighed.

 

Det er vigtigt at gøre sig klart, at arbejdet med it ikke kun handler om systemer, men også om optimering af forretningsprocesserne og den rette brug af data – dvs at sikre at data kan anvendes operationelt og ikke alene som bagudskuende rapporteringsgrundlag. For at dette kan lade sig gøre, skal man se på hele værdikæden, og hvordan data indsamles, indhentes fra eksterne kilder og distribueres mellem systemer og mennesker.

3 - Beskriv indsatsområder

Hvis man har gennemført de ovenstående øvelser, vil man allerede nu have en liste klar i hovedet over mulige indsatsområder.

Det er ikke nødvendigt at prioritere de mulige projekter, men det er en god idé allerede nu at forsøge at vurdere, hvor store de er, samt hvilken værdi de kan tilføre virksomheden i forhold til, hvad det vil kræve at udvikle dem. Overvej spørgsmål som disse:

  • Værdi for forretningen i forhold til de strategiske mål
  • Kompleksitet
  • Estimeret udviklingstid
  • Afhængighed mellem forskellige afdelinger
  • Nyhedsværdi (har I en eksisterende løsning, som skal forbedres, eller vil løsningen give helt ny værdi?)
  • Hvor stor en tidsbesparelse vil løsningen give?

 

4 – Beskriv systemerne TO BE

En it-strategi skal være drevet af forretningsbehov. Derfor har de første skridt primært beskæftiget sig med, hvilke behov og kvaliteter it-systemerne skal have. Nu er det tid til at se nærmere på, hvordan disse behov helt konkret skal understøttes.

Beskriv helt overordnet, hvilke systemer I skal bruge. Forhold jer for eksempel til:

  • Hvilken arkitektur understøtter bedst de krav, I har til løsningerne?
  • Hvilke processer og systemer skal integreres?
  • Er der processer, som kræver skræddersyede enheder?

 

5 - Tegn et high-level road map

Nu skulle I gerne have været hele vejen rundt om jeres it-systemer, så I ved, hvordan de ser ud i dag, hvad de skal understøtte i fremtiden, og hvilke teknologiske muligheder der er for at realisere værdien af indsatsområderne.

Udfordringen med værdiestimeringer er, at værdi kan være mange ting, som ikke kun er begrænset til fx en konkret tidsbesparelse. Værdi kan også være:

  • At høste en hurtig succes tidligt i processen, så det bliver nemmere at skabe konsensus i virksomheden fremadrettet.
  • At sætte gang i en udvikling, som på sigt vil skabe store forbedringer.
  • At fokusere på at flytte til mobile platforme
  • At svare på krav om voksende fleksibilitet
  • At kunne rykke hurtigt ind på nye markeder

 

Tiden er inde til at beslutte, hvad der har mest værdi for jer.

Prioriter indsatsområderne, så de afspejler de mål, der giver mest værdi for jer. Dette er ikke nødvendigvis en facitliste, som binder organisationen i flere år, men det er et udgangspunkt, som alle kan være enige om, og – lige så vigtigt – hvor der er en klar linje fra strategien til den enkelte handling.

Gør-det-selv eller få hjælp?

Virksomheder er unikke, både i produkter, processer, it-systemer og medarbejdere, så ingen enkelt formel vil passe til alle virksomheder. Den beskrevne proces vil dog få de fleste i mål med et high-level roadmap.

Skridtene 1 til 3 vil i mange tilfælde kunne foretages internt i virksomheden, men der kan også være værdi i at have eksterne partnere med.

Helt generelt skal man huske, at interne eksperter er eksperter i det eksisterende. De er derfor uundværlige i processen i forhold til at beskrive, forudse problemer samt udvikle og implementere løsninger. Eksterne eksperter kan bidrage med kritiske spørgsmål og viden om løsninger fra tilsvarende arbejdsområder. Der er stor værdi i denne dynamik.